Ufficio Digitale: I principali trend del 2025 secondo Konica Minolta

Se gli interventi per far fronte al cambiamento climatico rimangono di primaria importanza per le aziende europee, diventa sempre più rilevante anche la necessità di gestire il personale in modo equo e inclusivo. Il ricorso all'Intelligenza artificiale generativa vive un vero e proprio boom, e giorno dopo giorno vengono lanciate nuove applicazioni. Questo fermento ha il vantaggio di apportare nuove idee per un uso più efficiente delle risorse e per l'ottimizzazione delle attività produttive. C'è però un risvolto della medaglia perché, di pari passo, si sta sviluppando un impiego improprio dell'Intelligenza artificiale, per contrastare il quale è necessario potenziare i sistemi di vigilanza e sicurezza. Ecco quali sono secondo Konica Minolta i principali trend del 2025 per l'Ufficio Digitale.


Trend numero 1: Sostenibilità
Gli effetti dei cambiamenti climatici sono sempre più tangibili, anche in Europa. Nel 2025 la sostenibilità, le tecnologie green e un uso efficiente delle risorse resteranno di primaria importanza. In questo scenario, la digitalizzazione può svolgere un ruolo chiave. Questo, ovviamente, vale anche in ambito di Digital Workplace. La digitalizzazione consente di eliminare i documenti cartacei e i relativi sprechi (i dati mostrano che il 50% dei rifiuti di un ufficio è costituito dalla carta[1]). È anche evidente che le soluzioni cloud sono più efficienti dal punto di vista energetico rispetto alla gestione IT su server aziendali[2]. La digitalizzazione e il costante aumento dei dati da processare consumano tuttavia energia, soprattutto con la crescente integrazione dell'Intelligenza artificiale. È inoltre necessario ampliare i data center esistenti o costruirne di nuovi, oltre ad acquistare e aggiornare i sistemi hardware e offrire agli utenti finali dispositivi in grado di rispondere alle nuove esigenze. Tutto questo impatta sui rifiuti elettronici, che si accumulano a un ritmo tre volte superiore alla crescita globale della popolazione[3], mentre memorizzare 1 GB di dati genera 0,28 kg di CO2[4].
"Dobbiamo fare in modo che i processi digitalizzati siano efficienti per quanto riguarda l'utilizzo delle risorse", sottolinea Olaf Jonas, General Manager Environmental, Social and Governance (ESG) di Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. L'Intelligent Connected Workplace di Konica Minolta è stato progettato per migliorare la collaborazione attraverso i sistemi digitali e per sviluppare processi intelligenti a basso utilizzo di carta. Soluzioni quali M-Files o Dispatcher Phoenix aiutano le aziende a digitalizzare le attività a uso intensivo di carta. Microsoft 365 è un altro strumento utile per ridurre il traffico di dati con funzioni intelligenti di condivisione. I data center proprietari di Konica Minolta, inoltre, utilizzano al 100% energia rinnovabile. Konica Minolta pone particolare attenzione a questo aspetto, coinvolgendo e sensibilizzando i propri fornitori. Ad esempio, Workplace Pure e SafeQ Cloud sono ospitate nel data center Open Telekom Cloud, che utilizza al 100% energia rinnovabile. Konica Minolta migliora costantemente il proprio approccio a un'economia circolare e offre soluzioni per rigenerare i dispositivi multifunzione e le bottiglie di toner, con l'obiettivo di ottimizzare l'utilizzo delle materie prime.

Trend numero 2: L'uomo al centro del proprio spazio di lavoro
Le persone e le loro necessità sono sempre più al centro dell'attenzione. Questa tendenza proseguirà anche nel 2025 e, ovviamente, sarà applicata in ambito Workplace. È necessario permettere ai lavoratori di esprimere la propria creatività: le iniziative individuali devono essere incoraggiate e il benessere del personale deve avere la massima priorità. A livello pratico ciò significa creare un ambiente di lavoro confortevole ed ergonomico, in grado di preservare la salute fisica e mentale e di favorire l'efficienza. Allo stesso modo, è necessario creare un contesto inclusivo in cui i leader dimostrino empatia nei confronti dei dipendenti, siano capaci di coinvolgerli nei processi decisionali e di farli sentire apprezzati, importanti e supportati. Incentivando i dipendenti a prendere parte a iniziative sociali e attività di volontariato, è possibile creare interconnessioni con una comunità più ampia. I lavoratori apprezzano le iniziative per la flessibilità volte ad agevolare un migliore equilibrio tra vita e lavoro. Opportunità di crescita professionale e retribuzione adeguata alle prestazioni (con benefit e incentivi) contribuiscono ad aumentare la motivazione e la volontà di rimanere in azienda.
Per permettere ai propri dipendenti di trovare un equilibrio vita/lavoro ottimale, Konica Minolta favorisce un approccio flessibile, con possibilità di lavorare in ufficio, da casa o in modo ibrido. A sostegno di una migliore esperienza lavorativa è stato inoltre promosso il programma Flourish, che mette in primo piano la crescita individuale, la salute e il benessere, e premia il talento e i risultati ottenuti. L'inclusività viene sostenuta integrando le diversità in un contesto di eguaglianza. La nostra azienda ha messo in atto numerose iniziative, tra cui Woman2Lead e ShePlus, oltre a gruppi di socializzazione come la rete VIBRANT della comunità LGBTQ+. Particolare importanza viene data alla sensibilizzazione in favore dell'inclusione delle disabilità.

Trend numero 3: IA generativa e automazione
L'impiego di Intelligenza artificiale e automazione continuerà a diffondersi nel corso del 2025. Queste tecnologie permettono di ottimizzare le attività, aumentare la produttività e migliorare l'ambiente di lavoro. Gli strumenti gestiti dall'Intelligenza artificiale aiutano a creare e redigere materiale scritto, ad esempio contenuti per il marketing, report o e-mail. L'Intelligenza artificiale può essere anche usata per avere rapidamente a disposizione immagini di alta qualità, spesso svincolate dalle royalty. Dal punto di vista operativo, le chatbot sono comunemente impiegate dai fornitori di servizi come parte integrante dell'assistenza clienti online: forniscono risposte immediate a domande e richieste, e permettono di ridurre il carico di lavoro dei team tecnici, che possono così dedicarsi ai casi più specifici e complessi. L'Intelligenza artificiale può essere utilizzata in qualsiasi settore per analizzare grandi quantità di dati e creare report e scenari operativi che aiutano a prendere decisioni più consapevoli e basate sui fatti. Viene usata per elaborare le fatture elettroniche e per automatizzare le pratiche di assunzione delle Risorse Umane, dove rappresenta anche un valido ausilio per analizzare i curriculum e selezionare i candidati più idonei.
L'Intelligenza artificiale viene già impiegata da Konica Minolta per la gestione documentale e l'ottimizzazione dei processi a supporto delle attività quotidiane dei dipendenti. Ad esempio, M-Files consente di riassumere e fare domande sui documenti grazie all'assistente di IA generativa Aino. Copilot, all'interno di Microsoft 365, viene utilizzato per creare rapidamente bozze in Word su qualsiasi argomento, per trasformare lunghi scambi di e-mail in brevi sommari in Outlook o per produrre velocemente specifiche presentazioni in PowerPoint. Con Copilot in Microsoft Power Platform, i flussi di applicazioni e i siti web possono essere creati ancora più comodamente grazie a Power Apps, Power Automate e Power Pages. Con Copilot Studio in Power Platform, le chatbot vengono integrate nel servizio clienti. Workplace Pure consente di tradurre i documenti con l'aiuto dell'Intelligenza artificiale. Konica Minolta ricorre all'IA e al machine learning per automatizzare l'estrazione dei dati da documenti come fatture, contratti e ordini, e per l'analisi e la valutazione dei contratti.

Trend numero 4: Minacce Web realizzate con l'Intelligenza Artificiale
I cybercriminali fanno sempre maggiore uso dell'Intelligenza artificiale per sferrare sofisticati attacchi. All'inizio del 2024, ad esempio, una ditta di Hong Kong ha perso 40 milioni di dollari perché sono stati autorizzati pagamenti tramite false videochiamate realizzate con l'Intelligenza artificiale, che ha riprodotto in maniera fedele le immagini dei manager aziendali[5]. Il report Digital Defence 2024 di Microsoft sostiene che l'Intelligenza artificiale è una delle minacce emergenti alla sicurezza informatica[6]. Gli attacchi guidati dall'Intelligenza artificiale possono avere come obiettivo l'infrastruttura IT, ad esempio con l'impiego di malware e ransomware, il rilevamento e lo sfruttamento automatico delle vulnerabilità, infiltrazioni nei sistemi di machine learning e il cracking di password. Gli attacchi generati dall'IA possono anche essere indirizzati alle persone, con metodi come il phishing, il vishing (un particolare tipo di phishing vocale attuato tramite chiamate telefoniche) e i deepfake. È pertanto necessario reagire in tempo reale a queste minacce con l'ausilio di intelligenza artificiale e machine learning. La formazione e la sensibilizzazione del personale rivestono un ruolo altrettanto importante perché permettono di rispondere agli attacchi dell'IA in modo corretto.
Konica Minolta aiuta le aziende a difendersi da questi pericoli. Workplace Intrusion Patrol, ad esempio, è un servizio di sicurezza gestito che riconosce e risponde alle cyberminacce. Consente di mettere in sicurezza diversi endpoint (server, computer e dispositivi mobili), di eliminare i rischi originati dalle e-mail di phishing, da link e allegati dannosi e da account utente contraffatti. Algoritmi avanzati di Intelligenza Artificiale analizzano costantemente i flussi di dati per rilevare minacce o anomalie, mettere automaticamente in atto contromisure adeguate o allertare il Security Operations Centre (SOC) di Konica Minolta per un'analisi più approfondita e la risoluzione del problema. Konica Minolta offre inoltre corsi di formazione sulla sicurezza per sensibilizzare e istruire il personale in merito alle minacce informatiche.

Trend numero 5: Sicurezza cloud avanzata
La crescente diffusione delle soluzioni in cloud mette in primo piano la necessità di fornire sistemi di sicurezza adeguati, soprattutto contro le minacce generate con l'ausilio dell'Intelligenza artificiale. Occorre dare agli utenti finali la certezza che vengono prese tutte le misure necessarie per salvaguardare i dati sensibili e per rispondere ai requisiti di conformità, come il GDPR e NIS2 in Europa. Occorre inoltre infondere fiducia ai clienti e offrire soluzioni scalabili per il lavoro ibrido. I dati forniti da Statista mostrano un aumento considerevole della domanda di sicurezza del cloud, per la quale si prevede un tasso annuo di crescita del 25,98% tra il 2024 e il 2029[7]. Le misure di sicurezza comprendono l'implementazione di sistemi di accesso affidabili, crittografia e monitoraggio per la protezione dei dati archiviati in cloud.
Konica Minolta fornisce il massimo livello di sicurezza sia nei data center proprietari sia in quelli di fornitori terzi. Ciò include la certificazione ISO 27001/27017 (sicurezza delle informazioni) e DIN EN 50600 (pianificazione, costruzione e funzionamento dei data center), autenticazione a due fattori, sincronizzazione SSO e pseudonimizzazione utente.

[1] https://www.theworldcounts.com/stories/paper-waste-facts
[2] https://www.goclimate.com/blog/the-carbon-footprint-of-servers/
[3] https://except.eco/knowledge/is-digital-more-environmentally-friendly-than-paper/#:~:text=The%20simple%20answer%20to%20the,table%20below%20summarizes%20this%20finding
[4] https://8billiontrees.com/carbon-offsets-credits/carbon-footprint-of-the-internet/#:~:text=Estimated%20kWh%20per%20GB,carbon%20emissions%20for%20each%20GB
[5] https://ia.acs.org.au/article/2024/company-loses--40m-to-deepfake-video-call.html
[6] https://www.microsoft.com/en-us/security/security-insider/intelligence-reports/microsoft-digital-defense-report-2024?msockid=1c452674ad3f678b13c432fbac6766ed
[7] https://www.statista.com/outlook/tmo/cybersecurity/cyber-solutions/cloud-security/europe