Uudistimme ohjeistusta asumiseen ja taloyhtiöihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä

Uudistimme ohjeistusta asumiseen ja taloyhtiöihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä

Olemme päivittäneet asumiseen liittyviä usein kysyttyjä kysymyksiä verkkosivuillamme vastaamaan ajankohtaista lainsäädäntöä ja linjauksia. Annamme ohjeistusta siitä, mitä asukkaiden ja osakkaiden henkilötietojen käsittelyssä on huomioitava ja millaisia tietosuojavaatimuksia liittyy esimerkiksi vuokraustoimintaan, asuntonäyttöihin, yhteydenpitokanaviin, sähkölukkoihin ja kameravalvontaan.

Asumisen yhteydessä käsitellään monenlaisia henkilötietoja, kuten asukkaiden ja osakkaiden yhteystietoja, sähkölukon kulunvalvonnasta tai kameravalvonnasta kertyviä tietoja ja asuntoon liittyviä tietoja, jotka voidaan yhdistää asukkaaseen. Taloyhtiöiden, isännöitsijöiden ja kiinteistön- ja vuokranvälittäjien on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä ja alan erityislainsäädäntöä.

Olemme laatineet uutta ohjeistusta muun muassa henkilötunnuksen käsittelystä, vuokralaisen tietojen luovuttamisesta, sähköisen muuttoilmoituslomakkeen käyttämisestä ja asuntonäytöistä. Lisäksi päivitimme ja tarkensimme ohjeistusta sähkölukoista, kameravalvonnasta ja siitä, miten asukkaille on annettava tietoa heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn on oltava aina tarpeellista ja perusteltua

Perusperiaate kaikelle henkilötietojen keräämiselle, jakamiselle ja muulle käsittelylle taloyhtiöissä on, että sen on oltava tarpeellista. Asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja ei saa kerätä ilman perusteltua syytä tai säilyttää tarpeettomasti, ja tietoja saa antaa vain sellaisille tahoille, joilla on niihin oikeus.

Taloyhtiöiden, isännöitsijäyritysten ja asunnonvälitysyritysten on myös varmistettava, että niiden käyttämät digitaaliset lomakkeet ja viestintäkanavat ovat riittävän tietoturvallisia. Henkilötietojen käsittelystä on myös aina sovittava huoltoyhtiön, urakoitsijan ja muiden alihankkijoiden tai palveluntarjoajien kanssa.

Ohjeistusta päivitetään myös jatkossa

Asumista koskevaa ohjeistusta tullaan päivittämään ja täydentämään tarpeen mukaan esimerkiksi tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaisujen ja lainsäädännön muutosten perusteella. Nyt päivitetyt kysymykset tulevat verkkosivuillemme saataville myös ruotsiksi.

Lisätietoja:

​​​​​​​Tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin asumisesta ja taloyhtiöistä