Progress on our budget process, protecting our priorities

Dear Austin ISD community,

Thank you for your continued patience and engagement as we navigate the difficult work of addressing our projected $181 million budget deficit. Since my last update, we have worked diligently to review every item in the budget and incorporate feedback we've received from staff, families and the board of trustees. The creative and thoughtful perspectives shared by our community have been essential to this process. We are deeply grateful for your input, which continues to serve as a vital guide in our planning.

As we evaluated the potential reductions, our decision-making was driven by the student and family experience, especially at campuses with the highest need. I want to acknowledge that even with this approach, this $181 million budget deficit will be felt districtwide and we're doing everything we can to minimize the impact where possible.

Proposed Reductions

To date we have identified $73.8M in reductions to central and department budgets, including eliminating vacancies such as the Deputy Superintendent of Business and Operations. We also anticipate $45 million in revenue from real estate monetization. We have also identified $33.9M in proposed reductions to campus budgets. While we still have some work to do to fully close the gap, we anticipate limited additional impacts to campus budgets beyond what we're sharing today and will not propose eliminating librarian or counselor positions.

Our evaluation process began by prioritizing some of the areas we heard from our community that mattered most, such as campus staffing levels and stipends for bilingual and special education. Though we have completed a significant portion of the heavy lifting, we still have outstanding areas that require line-by-line examination.

In the coming days, we will continue our in-depth review of the following areas: Athletics, Fine Arts, stipends, health services, student support services contracts, the Austin ISD Police Department, IT, Transportation and the Superintendent and Chief of Staff organizations. We anticipate completing that work by the end of the week. I want to be transparent that our remaining work will necessitate additional reductions in central office staffing as well as non-staffing budgets. This is a difficult but necessary step as we continue to align our resources with our core priorities.

Find an overview of these proposed budget cuts at https://www.austinisd.org/budget.

How we identified reductions
We first determined what was legally required in order to stay in compliance with state and federal law as well as what's required by district policy. Over a series of work sessions with division leaders, I evaluated each expense to determine its impact on our students. Feedback from principals, advisory committees, community meetings and our trustees and budget survey responses helped shape our proposed cuts. From transportation to programming to staffing ratios, our students remained at the center of our discussions.

We put extra emphasis on our Band 1 (which includes all TAP campuses) and 2 campuses from our Support and Resource Index (SRI). These campuses include those that are undergoing academic intervention plans and serve our most vulnerable student populations. This preliminary proposal protects teacher planning time and class sizes at our campuses with Turnaround Plans or with Unacceptable ratings while other campuses may see changes. This ensures our commitment to support the ongoing improvements we've seen as a result of the increased investment in these schools.

We know these proposed cuts will be a difficult adjustment, though I hope we can work together as a community to move through this process and keep the values of Austin ISD in our schools.

Staff Next Steps

If any of the proposed reductions impact staff positions, Austin ISD will strictly follow Board Policy (specifically DFF series). This ensures that any staffing decisions are made based on objective, pre-established criteria.

• May 8-11: Campuses will receive their new staffing allocations. At this time, leadership will determine specific needs based on those numbers.
• May 12 - 15: Principal and department leads meet with potentially impacted staff.
• No later than June 19: Talent Strategy will provide letters to impacted staff.

Support for Our Staff

We recognize the uncertainty this news brings. We are committed to supporting every member of our team through this process with the following resources:

• The Office of Talent Strategy will provide support for affected staff including: benefits and compensation information, resume and interview resources and connecting impacted staff with any vacancies that may become available in the future.
• We will continue to prioritize displaced staff for any available vacancies across the district.
• Employee Assistance Program (EAP): All staff have 24/7 access to EAP for confidential counseling and emotional support. You can reach them at 1-833-515-0762 or visit reviveeap.com.

Tell us what you think

These proposed reductions are a preliminary recommendation and are subject to change based on further analysis and feedback from our community. I encourage you to fill out our budget comment card to tell us what you think about this proposal.

I understand this process creates anxiety and fear in our community. We are committed to transparency as we make difficult choices to ensure a sustainable future for our district. Thank you for your dedication to our students.

Sincerely,

Matias Segura, PE, MBA
Superintendent
Austin ISD

Estimada comunidad del Austin ISD:

Gracias por la paciencia y el compromiso que siguen demostrando mientras abordamos la difícil tarea de hacer frente al déficit presupuestario previsto de $181 millones. Desde mi última actualización, hemos trabajado con diligencia para revisar cada partida del presupuesto e incorporar los comentarios que hemos recibido del personal, las familias y la mesa directiva. Las perspectivas creativas y reflexivas que ha compartido nuestra comunidad han sido fundamentales en este proceso. Estamos profundamente agradecidos por sus aportaciones, que siguen siendo una guía esencial en nuestra planificación.

Al evaluar las posibles reducciones, la experiencia de nuestros estudiantes y sus familias ha guiado nuestra toma de decisiones, especialmente en las escuelas que tienen mayores necesidades. Quiero reconocer que, incluso con este enfoque, este déficit presupuestario de $181 millones se notará en todo el distrito y estamos haciendo todo lo posible para minimizar el impacto en la medida de lo posible.

Reducciones propuestas

Hasta la fecha, hemos identificado $73.8 millones en recortes en los presupuestos de la administración central y de los departamentos, incluida la eliminación de puestos vacantes como el de superintendente adjunto de Asuntos Económicos y Operaciones. También prevemos unos ingresos de $45 millones procedentes de la monetización de bienes raíces. También hemos identificado $33.9 millones en reducciones propuestas para los presupuestos de las escuelas. Aunque aún nos queda trabajo por hacer para cerrar completamente la brecha, prevemos que el impacto adicional en los presupuestos de las escuelas será limitado, más allá de lo que compartimos hoy, y no propondremos la eliminación de puestos de bibliotecarios ni de consejeros.

Nuestro proceso de evaluación comenzó priorizando algunas de las áreas que, según nos indicó nuestra comunidad, eran las más importantes, como los niveles de dotación de personal en las escuelas y los estipendios para la educación bilingüe y la educación especial. Aunque hemos completado una parte significativa del trabajo más arduo, aún nos quedan áreas pendientes que requieren un examen minucioso.

En los próximos días, continuaremos nuestra revisión en profundidad de las siguientes áreas: deportes, bellas artes, estipendios, servicios de salud, contratos de servicios de apoyo al estudiante, el Departamento de Policía del Austin ISD, tecnología informática, transporte y las organizaciones del superintendente y del jefe de personal. Prevemos completar ese trabajo a finales de la semana. Quiero ser transparente al indicar que el trabajo que nos queda requerirá reducciones adicionales en la plantilla de la oficina central, así como en los presupuestos no relacionados con el personal. Se trata de un paso difícil pero necesario a medida que continuamos alineando nuestros recursos con nuestras prioridades fundamentales.

Encontrará un resumen de estos recortes presupuestarios propuestos en https://www.austinisd.org/budget.

Cómo identificamos los recortes

En primer lugar, determinamos cuáles eran los requisitos legales para cumplir con la legislación estatal y federal, así como con lo establecido en la normativa del distrito. A lo largo de una serie de sesiones de trabajo con los líderes de las divisiones, evalué cada gasto para determinar su impacto en nuestros estudiantes. Las opiniones de los directores, los comités consultivos, las reuniones comunitarias y nuestros miembros de la mesa directiva, así como las respuestas a la encuesta sobre el presupuesto, nos ayudaron a definir los recortes propuestos. Desde el transporte hasta los programas y las proporciones de personal, nuestros estudiantes se mantuvieron en el centro de nuestras discusiones.

Hemos puesto especial énfasis en nuestras escuelas de la Franja 1 (que incluye todos las escuelas TAP) y en las de la Franja 2 de nuestro Índice de Apoyo y Recursos (SRI, por sus siglas en inglés). Estas escuelas incluyen aquellas que están sometidas a planes de intervención académica y atienden a nuestras poblaciones de estudiantes más vulnerables. Esta propuesta preliminar protege el tiempo de planificación de los maestros y el tamaño de las clases en nuestras escuelas con Planes de Transformación o con clasificaciones inaceptables, mientras que otras escuelas podrían sufrir cambios. Esto garantiza nuestro compromiso de respaldar las mejoras continuas que hemos observado como resultado de la mayor inversión en estas escuelas.

Sabemos que estos recortes propuestos supondrán un ajuste difícil, aunque espero que podamos trabajar juntos como comunidad para superar este proceso y mantener los valores del Austin ISD en nuestras escuelas.

Próximos pasos para el personal

Si alguna de las reducciones propuestas afecta a puestos de trabajo, el Austin ISD seguirá estrictamente la normativa de la mesa directiva (concretamente la serie DFF). Esto garantiza que cualquier decisión relativa a la dotación de personal se tome basándose en criterios objetivos y preestablecidos.

• Del 8 al 11 de mayo: las escuelas recibirán sus nuevas asignaciones de personal. En ese momento, el liderazgo determinará las necesidades específicas basándose en esas cifras.
• Del 12 al 15 de mayo: el director y los jefes de departamento se reunirán con el personal que pueda verse afectado.
• A más tardar el 19 de junio: Estrategia para el Talento enviará cartas al personal afectado.

Apoyo a nuestro personal

Reconocemos la incertidumbre que genera esta noticia. Nos comprometemos a apoyar a todos los miembros de nuestro equipo durante este proceso con los siguientes recursos:

• La Oficina de Estrategia para el Talento proporcionará apoyo al personal afectado, incluyendo: información sobre los beneficios y la compensación, recursos para la elaboración de currículums y preparación de entrevistas, y la conexión del personal afectado con cualquier vacante que pueda surgir en el futuro.
• Seguiremos dando prioridad al personal desplazado para cualquier vacante disponible en todo el distrito.
• Programa de Asistencia al Empleado (EAP, por sus siglas en inglés): Todo el personal tiene acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana al EAP para recibir consejería y apoyo emocional confidencial. Puede comunicarse con ellos al 1-833-515-0762 o visitar reviveeap.com.

Díganos su opinión

Estas reducciones propuestas constituyen una recomendación preliminar y están sujetas a cambios en función de análisis posteriores y de los comentarios de nuestra comunidad. Los animo a que completen nuestra tarjeta de comentarios sobre el presupuesto para hacernos saber qué opinan sobre esta propuesta.

Entiendo que este proceso genera inquietud y temor en nuestra comunidad. Estamos comprometidos con la transparencia mientras tomamos decisiones difíciles para garantizar un futuro sostenible para nuestro distrito. Gracias por su dedicación a nuestros estudiantes.

Atentamente,

Matias Segura, PE, MBA

Superintendente del Austin ISD

• Budget/Finance