L’intelligence artificielle s’invite aux séances des commissions permanentes de l’Université

Le projet intitulé Rédaction assistée par l'IA pour la production de procès-verbaux et comptes rendus a permis de considérablement réduire le nombre d'heures consacrées par le personnel de l'Université Laval à la consignation des discussions devant les commissions permanentes.

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Les trois commissions permanentes de l'Université Laval - la Commission des études, la Commission de la recherche et la Commission des affaires étudiantes - se réunissent toutes les deux semaines pour des rencontres souvent longues et denses. Ayant pour mandat d'analyser finement des sujets concernant la communauté étudiante, l'enseignement et la recherche et d'émettre des avis destinés au Conseil universitaire, ces comités jouent un rôle important dans la gouvernance universitaire. La consignation précise et soignée des discussions et des documents présentés devant ces commissions est donc une tâche essentielle. Jusqu'à récemment, elle était aussi hautement accaparante pour les membres du personnel chargés de l'effectuer.

«Auparavant, les équipes estimaient consacrer environ 75 jours par année uniquement à la rédaction des procès-verbaux. Chacun de ces documents nécessitait en moyenne une journée et demie de travail», révèle Marielle Lapointe, vice-rectrice adjointe à l'exécutif, qui ajoute que l'idée du projet est venue des commissions permanentes elles-mêmes. «Elles voyaient un potentiel évident à utiliser l'IA pour réduire le temps consacré à cette tâche souvent qualifiée de rébarbative», souligne-t-elle.

Alléger la tâche sans sacrifier la qualité

Toutefois, il fallait s'assurer que l'usage de l'intelligence artificielle n'allait pas compromettre la fiabilité des documents. C'est donc de concert avec la Direction des technologies de l'information (DTI) que les commissions permanentes ont cherché un outil efficace pour alléger le travail de consignation. «Il y a plus d'un an, explique Marielle Lapointe, la DTI a mis en place la Cellule d'expérimentation IA. Depuis, cette cellule a exploré divers usages potentiels de l'IA afin d'évaluer la pertinence et la faisabilité de projets associés. C'est dans ce contexte que les commissions ont collaboré avec la Cellule.»

La solution retenue combine technologie et jugement humain. Les échanges sont d'abord transcrits automatiquement à partir d'une captation audio, puis ce discours est croisé, au sein de l'interface de recherche proposée par la Cellule d'expérimentation IA, avec l'ensemble des autres documents présentés au cours de la séance. L'intelligence artificielle génère alors une première version du texte, qui est systématiquement revue et ajustée par des membres du personnel.

Les résultats sont très concluants. «Au début du projet, la durée moyenne de rédaction d'un compte rendu est passée à une journée. Présentement, on l'estime à moins d'une demi-journée de travail. Cela représente un gain de temps considérable pour les équipes, qui peuvent désormais consacrer davantage d'énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée», indique la vice-rectrice adjointe.

La machine aide, mais ne remplace pas l'humain

Désormais terminé, le projet mis sur pied dans le cadre du chantier Des services de proximité, simplifiés et personnalisés ouvre des perspectives intéressantes. «Les procès-verbaux foisonnent sur le campus. On peut penser que d'autres entités suivront le pas. En plus, les outils d'aide à la rédaction des procès-verbaux ne cessent d'évoluer et d'être améliorés», déclare Marielle Lapointe, qui tient à se faire rassurante sur la place de l'être humain dans l'équation. «L'IA apparaît comme un levier pour faire les choses autrement. Dans un contexte de resserrement budgétaire, où les ressources humaines sont limitées, l'efficience est essentielle. L'IA doit être vue comme un outil pour dégager du temps. Un outil qui permettra aux membres du personnel d'employer leur expertise et leur jugement dans des tâches où les compétences humaines sont davantage requises et valorisées», conclut-elle.

En savoir plus sur le projet Rédaction assistée par l'IA pour la production de procès-verbaux et comptes rendus