Zmiany w komunikacji z bankami, zmiany w KSeF. Jak dostosować system ERP

Zmiany w komunikacji z bankami, zmiany w KSeF. Jak dostosować system ERP?

Zmiany związane z KSeF oraz przejściem banków na komunikację zgodną ze standardem ISO 20022 będą miały wpływ nie tylko na sposób wymiany informacji między firmą a bankiem. W wielu organizacjach konieczne będzie również zweryfikowanie, jak procesy płatnicze i import wyciągów bankowych są skonfigurowane w systemie SAP.

Nie oznacza to, że każda firma korzystająca z SAP będzie musiała przeprowadzić taki sam zakres zmian. Wpływ nowych wymagań zależy m.in. od wersji SAP, konfiguracji płatności, sposobu integracji z bankiem, wykorzystywanych formatów oraz sposobu obsługi informacji związanych z KSeF.

Dlatego warto spojrzeć na oba zagadnienia nie tylko z perspektywy przepisów czy komunikacji bankowej, ale przede wszystkim całego procesu płatniczego w SAP.

KSeF wprowadzi nowe wymagania dotyczące oznaczania płatności

Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapowo. Od 1 lutego 2026 r. objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z określonymi wyjątkami.

Z punktu widzenia procesów płatniczych szczególnie istotna jest jednak data 1 stycznia 2027 r.

Od tego dnia podatnik VAT czynny dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego podatnika VAT czynnego będzie, w określonych przepisami przypadkach, zobowiązany podać numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator. Dotyczy to płatności realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków.

W praktyce:

• przy płatności za jedną fakturę podawany jest jej numer KSeF,
• przy płatności za więcej niż jedną fakturę można wykorzystać zbiorczy identyfikator wygenerowany w KSeF,
• obowiązek będzie dotyczył również płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Zbiorczy identyfikator może obejmować co najmniej dwie faktury wystawione przez tego samego sprzedawcę. KSeF umożliwia jego wygenerowanie na podstawie listy numerów KSeF faktur.

Co to oznacza dla SAP?

W systemie ERP informacja o numerze KSeF musi być dostępna na odpowiednim etapie procesu płatniczego, aby można było wykorzystać ją podczas przygotowywania płatności. Warto więc sprawdzić m.in.:

• w jaki sposób numer KSeF jest przechowywany w systemie,
• czy jest dostępny dla dokumentów zakupowych,
• czy informacja ta jest dostępna podczas tworzenia propozycji płatności,
• jak obsługiwane są płatności zbiorcze,
• jak obsługiwane są płatności MPP,
• w jaki sposób informacja o KSeF trafia do komunikatu płatniczego przekazywanego do banku.

Nie oznacza to jednak, że w każdym systemie SAP konieczne będzie zastosowanie dokładnie tego samego rozwiązania. Sposób przechowywania i przekazywania informacji zależy od konkretnej konfiguracji oraz architektury procesu płatniczego.

ISO 20022 - zmiany zależne od banku i kanału komunikacji

Drugim obszarem, który warto przeanalizować, jest przechodzenie banków na komunikację zgodną ze standardem ISO 20022.

Nie ma jednej uniwersalnej daty, w której wszystkie banki w Polsce dokonują identycznej zmiany. Poszczególne banki określają własne harmonogramy, obsługiwane wersje komunikatów oraz wymagania dotyczące poszczególnych kanałów komunikacji.

Przykładowo jeden z banków działających w Polsce wskazuje 15 listopada 2026 r. jako datę zmian dotyczących m.in. usług opartych na strukturach pain.001.001.12, camt.053.001.08 oraz camt.052.001.08.

Dlatego przed rozpoczęciem zmian w SAP należy sprawdzić wymagania konkretnego banku oraz konkretnego kanału komunikacji wykorzystywanego przez daną organizację.

Jakich komunikatów dotyczy zmiana?

W procesach płatniczych wykorzystywane są przede wszystkim komunikaty z rodziny:

• pain.001 - zlecenia płatnicze przekazywane do banku,
• camt.053 - elektroniczne wyciągi bankowe,
• camt.052 - informacje o operacjach na rachunku w trakcie dnia.

To, jakie formaty, wersje i warianty komunikatów będą wymagane, zależy jednak od banku oraz sposobu komunikacji.

Nie należy więc zakładać, że wszystkie organizacje będą musiały w identyczny sposób zastąpić dotychczas wykorzystywane formaty. W niektórych kanałach bankowych mogą być jeszcze dostępne starsze formaty lub rozwiązania przejściowe.

Co trzeba sprawdzić w SAP?

Z perspektywy systemu SAP warto przeanalizować cały proces - od otrzymania faktury aż do zaksięgowania operacji bankowej.

1. Dane kontrahenta

Warto zweryfikować jakość i kompletność danych kontrahentów, ponieważ wymagania dotyczące struktury danych adresowych mogą zależeć od banku, rodzaju płatności i kraju odbiorcy.

Dotyczy to szczególnie organizacji wykonujących dużą liczbę płatności zagranicznych oraz korzystających z automatycznej wymiany danych z bankiem.

2. Przygotowanie płatności

Należy sprawdzić, w jaki sposób SAP generuje komunikaty płatnicze i jakie formaty są obecnie wykorzystywane.

Istotne są m.in.:

• formaty płatności dla poszczególnych banków,
• wersje komunikatów pain.001,
• indywidualne rozszerzenia stosowane przez bank,
• sposób obsługi płatności krajowych i zagranicznych,
• sposób obsługi MPP,
• rozwiązania własne wykorzystywane w procesie generowania płatności.

3. Numer KSeF w procesie płatniczym

Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy numer KSeF jest dostępny w SAP w momencie przygotowywania płatności. Sama obecność numeru KSeF w systemie księgowym nie musi jeszcze oznaczać, że można go automatycznie wykorzystać podczas generowania płatności. Trzeba przeanalizować cały przepływ informacji:

faktura → numer KSeF → dokument księgowy → propozycja płatności → komunikat płatniczy → bank

4. Import wyciągów bankowych

Zmiany dotyczą nie tylko wysyłania płatności do banku. Warto również sprawdzić, w jaki sposób SAP odbiera i interpretuje informacje zwrotne z banku oraz czy obecny mechanizm automatycznego księgowania i uzgadniania operacji będzie działał z nowymi komunikatami.

Szczególnej uwagi wymagają procesy wykorzystujące automatyczne księgowanie wyciągów oraz uzgadnianie płatności z dokumentami księgowymi.

5. Integracja z bankiem

Ostatnim elementem jest sama komunikacja pomiędzy SAP a bankiem.
W zależności od architektury może ona obejmować bezpośrednią komunikację z bankiem, rozwiązanie pośredniczące lub platformę integracyjną.

Dlatego poza samym SAP trzeba zweryfikować również:

• wymagania techniczne banku,
• wykorzystywany kanał komunikacji,
• obsługiwane wersje komunikatów,
• wymagania dotyczące danych,
• dostępność środowiska testowego,
• możliwość przeprowadzenia testów end-to-end.

KSeF i ISO 20022 - dwa wymagania, jeden proces

KSeF i ISO 20022 mają różne podstawy prawne, różne mechanizmy oraz różne harmonogramy. Nie oznacza to, że są jednym projektem. Ich wpływ na SAP warto jednak przeanalizować w ramach jednego procesu płatniczego.

Numer KSeF może być potrzebny na etapie przygotowania płatności, natomiast komunikat pain.001 odpowiada za przekazanie zlecenia do banku. Następnie bank przekazuje informacje o realizacji operacji, np. w komunikacie camt.053, który trafia z powrotem do systemu SAP.

W efekcie cały proces można przedstawić następująco:

KSeF → faktura → SAP → przygotowanie płatności → pain.001 → bank → realizacja płatności → camt.053/camt.052 → SAP → automatyczne uzgodnienie

Jeżeli analizowany jest tylko jeden z tych elementów, można przeoczyć problemy znajdujące się na styku kilku systemów.

Checklista - co warto sprawdzić?

Przed rozpoczęciem prac związanych z dostosowaniem SAP warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

KSeF

• Czy numer KSeF jest obecnie zapisywany w SAP?
• Czy jest dostępny na etapie przygotowywania płatności?
• Jak obsługiwane będą płatności za wiele faktur?
• Czy proces uwzględnia wymagania dotyczące MPP?

Płatności

• Jakie formaty płatnicze są obecnie wykorzystywane?
• Z jakimi bankami i kanałami komunikacji pracuje organizacja?
• Jakie wersje pain.001 będą wymagane przez poszczególne banki?
• Czy w SAP występują własne modyfikacje procesu płatniczego?

Wyciągi bankowe

• Jakie formaty wyciągów są obecnie importowane do SAP?
• Czy wykorzystywane są komunikaty camt.052/camt.053?
• Czy automatyczne księgowanie i uzgadnianie operacji będzie działać po zmianie formatu?
• Czy bank udostępnia środowisko umożliwiające przeprowadzenie testów?

Testy

• Czy można przeprowadzić pełny test procesu:
  faktura → KSeF → SAP → płatność → bank → wyciąg → SAP → uzgodnienie?

Nie każda firma potrzebuje takiego samego zakresu zmian

Zakres prac będzie zależał m.in. od wersji SAP, konfiguracji procesów finansowych, liczby banków, wykorzystywanych kanałów komunikacji oraz obecnego sposobu integracji z KSeF i bankami.

Dlatego przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych warto najpierw odpowiedzieć na podstawowe pytanie:

Czy i w którym miejscu obecny proces płatniczy w SAP wymaga zmian?

Taka analiza pozwala określić rzeczywisty zakres prac, zidentyfikować zależności pomiędzy KSeF i komunikacją bankową oraz odpowiednio zaplanować testy.

W przypadku organizacji korzystających z SAP warto więc potraktować zmiany związane z KSeF i ISO 20022 nie jako dwa niezależne zadania techniczne, ale jako okazję do przeanalizowania całego procesu płatniczego - od faktury do uzgodnienia operacji bankowej.

Masz pytania? Napisz do nas!

Zmiany w komunikacji z bankami, zmiany w KSeF. Jak dostosować system ERP?

Stabilny system ERP nie oznacza stabilnej przyszłości.

SAP Executive Exchange 2026 w Sopocie