„KIRa“ – Cloppenburgs neue Stimme am Telefon

Als erste Kommune im Landkreis Cloppenburg nutzt die Stadtverwaltung künftig Künstliche Intelligenz, um häufige Anfragen am Telefon automatisiert zu beantworten - rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen.

[Link]Sind gespannt auf die ersten Erfahrungen mit der KI-Assistentin im Echtbetrieb (v.l.): Jana Lange vom Digitalisierungs-Team, Bürgermeister Neidhard Varnhorn, Fachbereichsleiter Dietmar Ruhe als Verantwortlicher für das Standesamt und das Bürgeramt, Martina Ewen als Sachgebietsleiterin Organisation und Cloppenburger KI-Spezialist Alex Melo, der "KIRa" programmiert hat.© Stadt Cloppenburg/Westerkamp

Die Stadt Cloppenburg geht einen weiteren Schritt in Richtung digitale Verwaltung: Ab sofort steht Bürgerinnen und Bürgern ein neuer KI-gestützter Telefonassistent zur Seite. Der Name ist Programm - "KIRa" steht für "Künstliche Intelligenz im Rathaus".

Als erste Kommune im Landkreis setzt Cloppenburg auf diesen Service, der häufige Fragen am Telefon automatisiert beantwortet - rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche, auch an Sonn- und Feiertagen.

Erste Einsatzbereiche: Bürgeramt und Standesamt

Los geht's in den Bereichen Bürgeramt und Standesamt. Unter den Rufnummern
04471 185 250 (Bürgeramt) und 04471 185 260 (Standesamt)

hilft "KIRa" weiter - etwa bei Fragen zu Ausweispapieren, Wahlunterlagen, Hochzeiten oder Beurkundungen. Auch die Nutzung der Online-Dienste der Stadtverwaltung erklärt die KI Schritt für Schritt.

Wenn "KIRa" einmal nicht weiterweiß oder das Anliegen in ein anderes Sachgebiet gehört, verweist sie auf die städtische Homepage oder die Servicezeiten im Rathaus, zu denen man persönlich mit den zuständigen Mitarbeitenden sprechen kann.

Vorteile für alle:

• Schnelle Auskünfte ohne Wartezeit - "KIRa" kann auch zehn Anrufern gleichzeitig antworten.

• Service rund um die Uhr - selbst an Feiertagen.

• Unterstützung bei Online-Services für die Dienstleistungen des Standesamtes und des Bürgeramtes, so dass viele Anliegen bequem von zu Hause erledigt werden können - zu jeder Tageszeit.

So arbeitet "KIRa"

"KIRa" versteht und spricht rund 30 verschiedene Sprachen - automatisch erkennt die KI, in welcher Sprache sie angesprochen wird, und antwortet entsprechend.
Sie stellt auch gezielte Rückfragen, um Anliegen genau zu erfassen und die passenden Informationen liefern zu können.

Wichtig zu wissen: "KIRa" ist ein lernendes System. Im Moment braucht es manchmal noch eine kleine "Denkpause" oder gibt nicht immer sofort die perfekte Antwort. Aber: Sie lernt jeden Tag dazu - und hinter der KI steht immer ein Mensch, der das System betreut und weiterentwickelt.

Wer beim Standesamt ein Anliegen hat, das nicht von "KIRa" beantwortet werden kann, hat hier auch die Möglichkeit, eine Rückrufbitte zu hinterlassen. Ein Mitarbeitender des Amtes meldet sich dann zeitnah während der Öffnungszeiten zurück.

In den kommenden Monaten wird "KIRa" ihr Einsatzgebiet erweitern - etwa auf das Soestebad oder andere Servicebereiche der Stadt. Damit entwickelt sich Cloppenburg Schritt für Schritt zu einer modernen, digitalen und zugleich bürgernahen Verwaltung.