La Diputación consigue liberar al año más de 8.000 horas de tareas administrativas aplicando la inteligencia artificial

Gobernanza

La Diputación Foral de Gipuzkoa ha puesto en marcha ERREKA, un sistema basado en inteligencia artificial que optimiza la entrada de toda la documentación que se recibe en el Registro. El sistema comenzó a operar en octubre de 2025 y clasifica automáticamente la documentación entrante con una precisión superior al 93%, una tarea que consume el equivalente a 8.300 horas de trabajo anuales. Según la diputada de Gobernanza, Irune Berasaluze, "más allá del impacto económico, esta situación implicaba destinar recursos humanos cualificados a tareas repetitivas. Son horas que pueden orientarse a funciones de mayor valor, como la atención ciudadana, la resolución de expedientes o la mejora de procesos internos".

Los registros necesitan ser clasificados antes de que pueda comenzar su tramitación, y durante años una parte importante de ese trabajo se ha hecho manualmente. Cada día, el Registro foral recibe cientos de documentos procedentes de diferentes canales: oficinas presenciales, aplicaciones internas, el registro electrónico online y el sistema de interoperabilidad entre administraciones. Todos ellos deben ser clasificados y derivados a la unidad administrativa correspondiente antes de iniciar su tramitación. Aunque la mayoría de los apuntes llegan correctamente identificados, un volumen significativo requiere revisión manual, una tarea repetitiva y de escaso valor añadido.

Solo en 2022, por ejemplo, el Registro de la Diputación gestionó un total de 1.640.583 apuntes, de los cuales más de 100.000 tuvieron que ser clasificados manualmente. Esta tarea supone aproximadamente 8.300 horas de trabajo anuales, el equivalente a la dedicación a tiempo completo de cerca de cinco personas durante un año.

Berasaluze ha querido recalcar que "ERREKA no sustituye a las personas. El sistema propone una clasificación, pero la decisión final siempre corresponde a las unidades administrativas". ERREKA comenzó a operar en producción en octubre de 2025. La primera unidad en incorporarse fue Gestión de Personal del departamento de Gobernanza, a finales de ese mismo mes. En noviembre se sumaron los departamentos de Movilidad y Turismo, Infraestructuras Viarias y Equilibrio Territorial Verde, y en febrero de 2026 se han incorporado Cuidados y Políticas Sociales, así como Hacienda y Finanzas.

Asimismo, Berasaluze ha destacado que el desarrollo del sistema se ha basado en criterios de transparencia y participación, con la implicación directa de las unidades en las fases de prueba. "La visión a largo plazo es clara: extender ERREKA al conjunto de la Diputación y avanzar hacia un ecosistema más amplio de automatización que mejore tanto el trabajo interno como la experiencia de la ciudadanía. ERREKA constituye un ejemplo de cómo la inteligencia artificial puede integrarse de forma segura, controlada y útil en la gestión pública, contribuyendo a liberar tiempo y recursos para lo que realmente importa: ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía".

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