マツダ、東京本社にビットキーの「workhub」を導入 カード貸出・会議室管理等で年間2,000時間超を削減し「攻めの総務」を実現

2026.09.29

• PRESS RELEASE

• workhub

実現した内容・取り組みの特長

1. カード貸出・会議室管理などの工数を年間2,000時間分削減
以前のオフィスでは、本社からの出張者に対する入館カードの発行・貸し出しが毎月約100件発生していたほか、会議室の代理予約や配送員の対応など、総務担当者の業務が分断されることが大きな課題でした。顔認証入退室システムを導入したことで、出張者は一度顔を登録すればカードなしでスムーズに入館できるようになり、発行・手渡し・返却確認などの対応負担を大幅に削減できました。カード紛失時の臨時対応もほぼ不要になったほか、パソコンなど荷物を持っての移動も顔認証のみで通過できるため、従業員からも「移動が楽になった」「入退室がスムーズ」と好評です。さらに、会議室予約システムや受付システムもあわせて導入したことで、年間2,000時間分の業務削減を実現しました。

2. 面積倍増・人数増でも会議室は3部屋減、空予約の自動キャンセルで利用効率向上
「workhub」の会議室予約システムにより、各会議室前のタブレット端末やパソコン・スマートフォンからリアルタイムで会議室の空き状況が可視化されるようになりました。また、予約したまま利用されない「空予約」を自動キャンセルする機能により利用効率の向上が見込めたため、会議室数を減らす判断を後押ししました。今回の移転でオフィス面積は倍以上に拡大し、在籍人数も増加した一方で、会議室は移転前より3部屋減らしています。現在も、空予約は以前に比べて大幅に減少しており、会議室不足が課題となることなく、限られたスペースを有効に活用できています。

3. 削減した工数を活用し、新たなステークホルダーとの接点を創出
業務効率化によって生まれた時間を活用し、東京本社として求められる新たな活動に注力できるようになりました。例えば、旧オフィスでは対応していなかった修学旅行や企業訪問での学生の受け入れを開始。また、麻布台ヒルズに入居する企業やスタートアップと連携機会を創出するなど、社外ステークホルダーとの接点づくりが可能になり、新たな価値を生み出すことに貢献しています。

顔をかざして入室する様子

来訪者が受付システムを利用する様子

空いている会議室をその場で予約する様子

導入の背景・目的

マツダは、自動車業界を取り巻く環境が急速に変化する中で、電動化・知能化に着実に対応するため、麻布台ヒルズの新拠点を通じ、研究開発、販売・マーケティング、人材採用の3領域において首都圏機能を強化しています。特に知能化へ機動的に対応すべく、ソフトウェア領域の開発機能を強化し、ソフトウェア技術者が働きやすい環境を用意するためには、「迷わない・待たない・止まらない」シームレスなオフィス体験が必要不可欠でした。また、旧オフィスでは、共用部と専有部でセキュリティが分断されており、アナログなカード運用が利用者・管理者の双方にとって大きな負担となっていました。これらを解決するため、ビル側のシステムとも連動でき、受付、入退室、会議室予約を分断されることなく一括で管理できる「workhub」の導入に至りました。