Prevención de riesgos en tareas de archivo y manipulación de documentación

Prevención de riesgos en tareas de archivo y manipulación de documentación

Aunque puedan parecer tareas rutinarias y de bajo riesgo, las actividades relacionadas con el archivo, organización de expedientes y manipulación de documentación pueden ocasionar molestias físicas o incluso lesiones si no se realizan correctamente. En especial, los riesgos ergonómicos y organizativos derivados de posturas mantenidas, manipulación de cargas o espacios inadecuados suelen pasar desapercibidos, pero tienen un impacto real en la salud del personal administrativo.

Implementar medidas preventivas sencillas y mantener entornos de trabajo bien organizados no solo mejora el bienestar del equipo, sino que también incrementa la eficiencia y reduce la aparición de fatiga o errores.

Riesgos comunes en tareas administrativas y de archivo

• Posturas mantenidas o forzadas: estar mucho tiempo sentado sin apoyo lumbar adecuado o agacharse de forma repetitiva para acceder a estanterías bajas.
• Movimientos repetitivos de muñecas, hombros y dedos: especialmente al manipular grandes volúmenes de papel, utilizar grapadoras o abrir y cerrar archivadores.
• Acceso a zonas altas sin medios adecuados: intentar alcanzar archivadores ubicados en alturas elevadas sin escalerillas o con posturas inestables.
• Manipulación incorrecta de cajas o carpetas pesadas: levantar o trasladar documentación voluminosa sin técnicas adecuadas.
• Desorden y obstáculos en zonas de archivo: carpetas mal colocadas, cajas en el suelo o estanterías sobresaturadas.

Medidas preventivas

• Diseñar y mantener espacios accesibles y ordenados: asegurarse de que las zonas de archivo cuentan con estanterías bien distribuidas
• Usar equipos auxiliares: escalerillas estables, carros para transportar documentos o taburetes permiten evitar posturas forzadas y sobreesfuerzos.
• Fomentar pausas activas y estiramientos: pequeños descansos regulares que incluyan estiramientos suaves ayudan a reducir la fatiga muscular y mental.
• Formar en técnicas seguras de manipulación: enseñar cómo levantar cargas pequeñas correctamente, cómo distribuir el peso de los archivadores o cómo moverse con seguridad por los espacios de archivo.
• Aplicar criterios de archivo racionalizados: evitar acumular material innecesario, organizar la documentación por uso y revisar periódicamente los fondos documentales facilita el acceso y reduce esfuerzos.

Iluminación adecuada: garantizar que las zonas alejadas de los puestos habituales estén bien iluminadas evita accidentes y mejora la visibilidad durante las tareas.